หน่วยที่ 8

การนำเสนอข้อมูล

        การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ

ความสำคัญของการนำเสนอ

        ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ กล่าวโดยสรุปการนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลผู้ที่สนใจ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

1.เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ

2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

3.  เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ

4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง

ประเภทของการนำเสนอ

        ประเภทของการนำเสนอจำแนกตามอาณาเขต มี 2 ลักษณะ ดังนี้

1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม หรือ กลุ่มย่อย

2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ หรือ กลุ่มใหญ่

นอกจากนี้ การนำเสนอ ยังจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึง ความรู้ ประสบการณ์ ของผู้รับการนำเสนอ ด้วย จึงจะสามารถออกแบบการนำเสนอได้เหมาะสม

ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ

        ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่

        1. ข้อเท็จจริง หมายถึง ข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง

        2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่าง ๆ กัน

        คอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อชีวิตประจำวัน พัฒนาการคอมพิวเตอร์ทำให้คอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง มีขีดความสามารถสูงขึ้น คำนวณได้เร็ว และยังแสดงผลในแบบรูปภาพได้ดี ด้วยเหตุนี้จึงมีการพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับการใช้งานในระดับส่วนตัวมากมาย เช่น การสร้างเอกสาร สามารถจัดพิมพ์เอกสารที่มีความสวยงาม พิมพ์เอกสารที่เป็นตาราง รูปภาพ หรือการจัดรูปแบบเอกสาร เพื่อนำเสนอได้ดี ยังมีในรูปแบบตารางคำนวณที่เรียกว่า สเปรดชีต หรือ อิเล็กทรอนิกส์สเปรดชีต ตารางคำนวณมีขีดความสามารถเชิงคำนวณได้สูง คำนวณตามฟังก์ชันต่างๆ ผู้ใช้ใช้งานได้ง่ายโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม สามารถสร้างรูปกราฟแบบต่างๆ และนำเสนอผลจากตัวเลขในรูปแบบที่เป็นรูปกราฟเพื่อความเข้าใจที่ดีได้

        นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมกราฟิกที่ใช้ในการนำเสนอผลงานโดยเฉพาะ เช่น โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ โปรแกรมนำเสนอผลงานสามารถเขียนกราฟและภาพกราฟิกที่สวยงาม เพื่อใช้ในการแสดงผลได้ดี มีผู้นิยมใช้มากเพราะใช้งานได้ง่าย มีคุณภาพ ประกอบกับภาพแสดงผลในปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องฉายภาพ เพื่อนำเสนอในห้องประชุม หรือนำเสนอต่อบุคคลจำนวนมากได้ ในการนำเสนอผลงานจึงต้องมีหลักการ และการเลือกรูปภาพ ให้เหมาะสม เรามีรูปแบบของกราฟหลากหลายรูปแบบ

ทรัพย์ อัตราแลกเปลี่ยนเงิน ลักษณะของกราฟที่นำเสนอมักแสดงด้วยเส้นกราฟ

            หลักการขั้นพื้นฐานในการนำเสนอข้อมูล

องค์ประกอบหลักของการนำเสนอ

1.ผู้นำเสนอ (Presenter)

2. ผู้ฟัง  (Audience)

3. เนื้อหาและสื่อ (Content & media)

4. เวลา (Time)

ประเภทของการนำเสนอ

1.แบบบอกเล่าหรือแจ้งให้ทราบ

2.แบบชักชวนหรือโน้มน้าวใจ

3.รูปแบบจำนวนผู้นำเสนอ นำเสนอคนเดียว นำเสนอ 2 คน นำเสนอมากกว่า 2 คนขึ้นไป นั่งนำเสนอ   ยืนนำเสนอ

 ปัญหาที่พบในการนำเสนอ

1. นำเสนอไม่ค่อยตรงวัตถุประสงค์

2.ไม่ตรงประเด็น ไม่ครบประเด็น

3. ทำให้เกิดความเข้าใจยาก

4.ควบคุมเวลาไม่ได้ ใช้เวลาเกิน

5.ตื่นเต้นมากเมื่อพบเวทีใหญ่ ผู้บราหารมาฟัง

6.คำถามมากมายไม่ได้ดังใจ

                  กระบวนการนำเสนอ (Presentation Process) ประกอบด้วย  เตรียมการ (Preparation)  นำเสนอ (Presentatio) ประเมิน (Evaluatiion)  

                  การนำเสนอ ที่มีประสิทธิภาพ วัดผลกันที่ผู้นำเสนอ เช่น นำเสนอได้ตรงประเด็น เนื้อหาครบ ใช้สื่อได้ดีส่วนการนำเสนอที่มีประสิทธิผล  วัดผลกันที่ผู้ฟังว่า มีพฤติกรรมสอดคล้องกับสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นหรือไม่ เช่น เข้าใจ เห็นด้วย อนุมัติ

                  หลักสาม หลักคิดเพื่อวางเป้าหมายในการพูด – ส่วนนำ  เพื่อสร้างความเข้าใจ – เนื้อหา  เพื่อความเข้าใจ    -   ส่วนสรุป เพื่อโน้มน้าวใจ

การนำเสนอมี 4 ขั้นตอน

1.เปิดฉาก / นำเรื่อง (Opening & Introduction) ทักทาย แนะนำตัว แจ้งหัวเรื่องและขอบเขต เชื่อมโยงสู่วัตถุประสงค์โดยเร็ว

2.เข้าเนื้อหา (Body of content) เสนอประเด็นเป็นขั้นตอน เนื้อหาครบถ้วน พร้อมสื่อชัดเจน เสริมเหตุผล ตารางเปรียบเทียบ

3.ส่วนคำถาม (Q & A) เตรียมพร้อมในการตอบคำถาม เชื้อเชิญให้ถาม ขอบคุณและทวนคำถาม ตอบคำถามและขอบคุณ

4. สรุปและปิดฉาก (Conclusion & Closing) ประโยคนำ ย้ำประเด็นสำคัญที่ต้องการ อำลา  ขั้นเตรียมการ  ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ฟัง ข้อมูลเนื้อหา วิธีการและสื่อประกอบ วิธีการวัดผลสำเร็จ เขียนแผนการนำเสนอ

การวิเคราะห์ก่อนเสนอผลงาน

1. เสนอเรื่องอะไร ในโอกาสอะไร

2. ผู้ฟังคือใคร คาดหวังจะได้รับประโยชน์อะไรจากเรา ผู้ฟังที่สำคัญที่สุดเป็นใคร ตำแหน่งอะไร  บุคคล กลุ่มใดมีบทบาท อิทธิพลต่อการตัดสินใจ

3. เราคาดหวังอะไรจากผู้ฟัง

4. จะมีคำถามอะไรเกิดขึ้นบ้างระหว่างการนำเสนอ

เทคนิคการจัดเรียงเนื้อหา

1.     เรียงลำดับเหตุการณ์ (Chronological Pattern       

2.    จัดหมวดหมู่  (Topical Pattern)

3.    เรียงลำดับวิธีหรือเหตุผล (Priority Patttern)

4.    เรียงลำดับสถานที่ (Spatial Pattern)

5.    เปรียบเทียบ (Comparision Pattern)

6.    เล็ก-ใหญ่ (Micro-Macro Pattern)

7.    รหัสคำย่อ (Mnemonic Codes Pattern)

                   สรุปขั้นตอนการนำเสนอ ทักทายที่ประชุมและแนะนำตัว แจ้งหัวเรื่องและขอบเขตการนำเสนอ แจ้งวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ แจ้งที่มาที่ไปของเรื่อง เข้าประเด็นได้กระชับและชัดเจน (มีเหตุผล/เปรียบเทียบ) สรุปชัดเจนย้ำประเด็นที่ต้องการครบถ้วน

                    การออกแบบสไลด์  สีพื้นหลังไม่ฉูดฉาด ลวดลายมากเกินไป  สีตัวอักษรควรตัดกับสีพื้นหลัง ไล่ภาพประกอบที่เหมาะสมกับเนื้อหา ควรมีการอ้างอิงของสถิติ บทความ

 ผลที่ได้รับ 

1.ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำเทคนิคที่ได้จากการอบรมมาใช้ในการนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. สามารถออกแบบพื้นหลัง ตัวอักษร และจัดเรียงเนื้อหาการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม

3.ทำให้ทราบว่าก่อนที่จะนำเสนอจะต้องมีการเตรียมการอย่างไรบ้าง เพื่อที่จะให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ

4.ทำให้มีทักษะในการนำเสนอได้ดี

                 รูปแบบการนำเสนอผลงาน
โปรแกรมที่ใช้ในการสร้างงานนำเสนอ หรือแสดงผลงานของ สถาบัน มหาวิทยาลัย คณะฯ หน่วยงาน บริษัท โปรโมตสินค้า แนะนำสินค้าประชุม สัมมนา บรรยายทางวิชาการ และ อื่นๆอีกมากมาย ผมมีโปรแกรมมาแนะนำ ให้ท่านเลือกใช้ให้เหมาะกับงานของท่านละกัน....
1. Microsoft PowerPoint สุดยอดโปรแกรม Computer Presentation ที่ใช้งานง่ายที่สุด เหมาะที่สุดสำหรับทุกๆคน ใช้งานง่ายที่สุดผมแนะนำควรใช้ Power Point XP เพราะการใช้งานครอบคลุมทุกเวอร์ชั่น ใช้งานง่าย Transition และ Special Effect ของตัวหนังสือและภาพสวยงามมาก สร้างงานนำเสนอยอดเยี่ยมมาก แต่เสถียรภาพไม่ค่อยดี ไว้ใจไม่ค่อยได้ ผลิตเครื่องไหนควรใช้เครื่องนั้น

2. Macromedia Director สุดยอดโปรแกรม Multimedia ,Computer Presentation ที่ดีที่สุดในโลกใช้งานยากกว่า PowerPointเหมาะสำหรับ นัก CAI,นัก Multimedia,Producer,Creater,Directer ....มีบริษัทชั้นแนวหน้าของเมืองไทย ที่ผลิตงาน Multimedia,CAICD Training ,CD Presentationและอื่นๆอีกมากมายให้กับสถาบันหน่วยงานต่างๆของเมืองไทยโด่งดังไปทั่วยุทธภพ เช่น Success Media ,Thai Animate,Thai Software,I Square,Image focus ใช้ Director สร้างงานจนลือลั่นสนั่นเมืองผลงานที่ท่านซื้อจากบริษัทเหล่านี้ ซื้อแล้วไม่ผิดหวัง Save ไฟล์ .EXEนำไปโชว์ที่ไหน Windows เวอร์ชั่นไหนก็ได้ เสถียรภาพสูงไว้ใจได้

3. Macromedia Authorware สุดยอดโปรแกรม Multimedia เชิงบททดสอบที่ดีที่สุดในโลก ใช้งานยากกว่า Power Point แต่ง่ายกว่า Director เหมาะสำหรับ นิสิต นักศึกษา ครู อาจารย์ นัก CAI นัก Multimedia สร้างานนำเสนอค่อนข้างดี เสถียรภาพสูงไว้ใจได้ผลิตเสร็จแล้วSave ไฟล์ .EXEนำไปโชว์ที่ไหน Windows เวอร์ชั่นไหนก็ได้

4. Macromedia Flash สุดยอดโปรแกรมสร้างงาน Multimedia,CAI, Games Web,และอื่นๆอีกมากมาย เสถียรภาพสูงไว้ใจได้
Save ไฟล์ .EXEนำไปโชว์ที่ไหน Windows เวอร์ชั่นไหนก็ได้

5. Swish 2.0,Swish 3D เป็นโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมมากในการนำเสนอผลงาน SPECIAL Effct เกี่ยวกับภาพและตัวหนังสือละก็ ผมว่าโปรแกรมไหนก็สู้ไม่ได้ ต่อให้ Flash ก็เหอะ เพราะใช้งานง่ายกว่าFlash มี Effect สำเร็จรูปให้ใช้มากมาย นำไปสร้าง Effect ใช้กับภาพและตัวหนังสือ แล้ว Export เป็น .SWF นำไปใช้ใน DIRECTOR และ Authoware ที่ Function ตรงนี้ขาดหายไป

6. Kai Power Show เป็นโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมมากในการนำเสนอผลงาน SPECIAL Effct เกี่ยวกับภาพและตัวหนังสือไฟล์วิดีโอสุดยอดมาก ผมว่าโปรแกรมไหนก็สู้ไม่ได ้แต่การจัดการเรื่องภาพ ตัวหนังสือและเสียงยากเกินไป จึงกลายเป็นโปรแกรมที่ดีแต่ไม่น่าใช้เท่าไหร่นัก แถมPakage ไฟล์เป็น . EXE ไม่ได้ นำไปโชว์ที่ไหนก็ลำบากต้องหิ้วโปรแกรมไปด้วย

7. ACD Photo Angelo มี Transition สวยงามพอใช้ ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับงาน Present ทั้งภาพและเสียงรวดเดียวจบ แถม Saveงานเป็นไฟล์ .EXE นำไปโชว์ที่ไหน Windows เวอร์ชั่นไหนก็ได้ แต่การจัดการเรื่องภาพและเสียงสู้ PowerPoint ไม่ได้แต่ เสถียรภาพสูงกว่าPower Point แต่ โดยรวมสู้ PowerPoint ไม่ได้

8. Scala จัดเป็นโปรแกรม Multimedia Presentation อีกโปรแกรมหนึ่ง น่าใช้แต่การจัดการเรื่อง ภาพ ตัวหนังสือ เสียง และTransitionสู้ PowerPoint,Director,Authorware,Flash,Swish,Kai power show ไม่ได้ แต่ข้อดี คือ Save ไฟล์ .EXEนำไปโชว์ที่ไหน Windows เวอร์ชั่นไหนก็ได้

9. Multimedia Tool book ผมไม่ขอแนะนำ ใช้ยากเกินไป ใครที่คิดอยากทำงาน CAI,Multimedia อย่าจับเดี๋ยวจะท้อ พลอยคิดว่างานCAI,Multimedia ยากเกินไป แต่ถ้าอยากทดลองก็ไม่ว่ากัน ผมแนะนำควรเริ่มต้นงาน CAI ด้วย Authorware ดีที่สุด...

ประโยชน์ของ Blog สามารถแยกเป็นข้อๆ ได้ดังนี้

                   - เป็นสื่อที่ใช้ในการแสดงความคิดเห็น ความรู้สึกของผู้เขียนเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ เพื่อเสนอให้ผู้คน สาธารณะได้รับรู้ 

       - เป็นเครื่องมือช่วยในด้ารธุรกิจ เช่น การโฆษณา ประชาสัมพันธ์ การเสนอข่าวสารความเคลื่อนไหวขององค์กร การเสนอตัวอย่างสินค้า การขายสินค้า และการทำการตลาดออนไลน์ เป็นต้น

                     - เป็นแหล่งความรู้ใหม่ๆ ที่ถูกต้องและชัดเจน จากผู้มีความรู้เฉพาะด้านๆ นั้น เนื่องจากผู้เขียน Blog มักจะเขียนถึงเรื่องที่ตัวเองถนัด ชอบ และมีความรู้ลึกในเรื่องนั้นๆ การค้นหาข้อมูลเฉพาะด้านใน Blog ต่างๆ จึงทำให้เราค้นพบความรู้ และผู้มีความรู้ความชำนาญในด้านต่าง ๆ ได้รวดเร็วขึ้น

                  - ทำให้ทันต่อเหตุการณ์ในโลกปัจจุบัน เพราะข่าวสารความรู้ มาจากผู้คนมากมาย(ทั่วโลก) และมักจะเปลี่ยนแปลงได้ทันกับเหตุการณ์ปัจจุบันเสมอ